Hva kjennetegner et godt møte?


Et godt møte er effektivt, meningsfullt og verdiskapende. Det mener i alle fall Joan Rokkjær i et innlegg hos lederweb.dk og hun beskriver det slik:

Effektivt: Det skal være en dagsorden for møtet som sendes ut i rett tid og presenteres ved møtets start. Møtelederen går igjennom punkt for punkt, sørger for at møtedeltagere får ordet når de markerer at de ønsker det, han konkluderer etter hvert punkt, sørger for at konklusjoner blir referatført og at tidsplanen holdes.

Meningsfullt: Møtet skal gi mening og engasjere hver enkelt møtedeltager. Det innebærer at hver møtedeltager skal være en viktig del av møtet. Møtelederen designer en prosess for møtet som gjør at kompetanse og perspektiver fra alle deltagere kan komme fram og bli brukt konstruktivt for å skape resultater i møtet.

Verdiskapende: Diskusjonene på møtet skal skape verdi for «borgerne». Det vil være behov for møter med internt fokus, men det er et vesentlig og realistisk mål at en god del av møtetiden bør vies til spørsmål som indirekte skaper verdi for et eksternt publikum.

Kunsten er å veie de tre opp mot hverandre og få til en god balanse - lykke til!

Kilde: Ukeavisen Ledelse

Adventskalender som hms tiltak


Adventskalender med refleksjonsoppgaver kan bidra til økt bevissthet rundt eget arbeidsmiljø og egen rolle i arbeidsmiljøet.

Lær av hverandres tanker rundt de ulike temaene. Lena Olsen, avdelingsleder i Miljøarbeidertjenesten i Nes kommune har laget en slik kalender til sine ansatte. Det er godt hms-arbeid i praksis. Anbefaler deg å lage en for din arbeidsplass.

God adventstid!


Eksempler på refleksjonsoppgaver:
Hva er du stolt av på arbeidsplassen din? Hva er å delegere for deg? Hvordan vise respekt i jobben min (til kolleger/kunder/brukere)? Min rolle for et godt arbeidsmiljø. Inkludering er for meg. Arbeidsglede er for meg. Trivsel er for meg. Trygghet er for meg. Arbeidsmoral er for meg. Hvordan kan jeg være et godt eksempel på jobben. Hvordan ønsker jeg å ta i mot nye kolleger. Hva kan jeg bli bedre på med tanke på arbeidsmiljøet. Hvordan være en god kollega. Likeverd, hva legger jeg i det? Min rolle i tjenesteproduksjon. Spiller min holdning en rolle for arbeidsmiljøet? Hva vil det si å være lojal i mot rutiner og prosedyrer? osv.  

Bruker du unødig tid?


Mottar du eller din medarbeider 25 e-mails om dagen,  -ja da er dette verdt å merke seg!

Disse e-mailene kan stjele opp til 150 timer i året pr. ansatt. Og det uten at vi tenker over det..
 
150 timer – 4 uker fulltidsarbeid!

BRO* anbefaler 4 enkle teknikker til å håndtere din innboks effektivt

1.   Sjekk innboksen den sjeldent. Prøv med 3 ganger pr. dag. Du behøver ikke sjekke den for hver gang det varsles en ny mail. For skal vi være ærlige så er ingen, som primært, er ansatt for å besvare mails. Du har helt sikkert annet arbeid som skal gjøres også.

2.   Bruk de 4 D-er til å komme i mål. Når du sjekker innboksen, start fra toppen. Det er stor sjanse for at noen av de nye eliminerer de gamle. Kun for at vi skal huske dem lettere så starter de med D, om du oversetter til engelsk.

·    Delete it (Slett)

·    Delegate it (Videresend/deleger)

·    Defer it (Legg til side, enten i arkiv eller i en to do-liste)

·    Do it (Svar med det samme)

Arbeid deg igjennom innboksen ved å benytte de 4 D-er for hver mail. Mye kan du slette, andre kan du delegere ved å sende videre til en kollega. Underveis svarer du kun på de mails du kan avslutte på 2 minutter. Først når du er igjennom rekka, svarer du på de som tar deg lengre enn 2 minutter å svare på. Start med å lage en TO DO mappe i mailsystemet ditt.

3.   Bestem hvor lang tid du vil bruke på den. Se på mailen din som på enhver annen oppgave som du setter av tid til. Du skal bestemme deg for, hvor lang tid du vil bruke på oppgaven, innen du starter. Det tvinger deg til å komme til saken i besvarelsen, og det tvinger deg til å prioritere hardt i mellom dem. Vær oppmerksom på Parkinsons lov (som for øvrig også ble månedens sitat november 13): «En oppgave utvider seg i omfang og kompleksitet, alt etter hvor mye tid det er satt av til å løse den». Så sett av et definert tidsrom til mailen, bruk den fornuftig og effektivt, og kom så videre til neste og viktigere oppgaver.

4.   Gjør ditt for å skape en sunnere kultur. Oftest er det din egen skyld om folk forventer at du svarer på mails i løpet av få minutter.  Fordi du har gjort det tidligere, oppdrar du folk til å forvente det hver gang. Undersøkelse viser at mange bruker mer enn en fjerdedel på mails, og at hver tredje mail ikke har noe med våres arbeidsoppgaver å gjøre. Tusenvis av kroner sløses bort på unødvendige og dårlige mails. Derfor kan det være på tide å se om du og jeg kan bidra til en sunnere kultur i hverandres innboks.

*Kilde: Fritt tolket og oversatt etter Henrik Poulsen , innlegg om effektivitet i BRO.

Slik kan du redusere støyen på kontoret

Jobber du i et kontorlandskap eller i et større lokale der støy er en negativ faktor? Tekstiler kan være til store hjelp.

Støy kan gjøre det vanskelig å føre en samtale, støy kan gi stressplager, nedsatt konsentrasjon og derigjennom påvirke arbeidskapasiteten. 

Høyt støynivå oppstår der lyd uhindret kan "kastes" mellom gulv, tak, vegger og harde materialer for å gi lang etterklangstid. Altså et helt vanlig moderne kontorlandskap. Etterklangstid og støynivå kan reduseres ved å bruke tekstiler riktig. Lette, bevegelige, gjennomsiktige stoffer kan brukes som skillevegg, uten å ta vekk følelsen av å være i et stort rom og samtidig bidrar det til å absorbere lydene.

Veggpynt og diverse figurer i stoff reduserer støynivået i rommet, i tillegg til å gi det et estetisk løft sier Cecilie Bendixen (dansk forsker og designer av blant annet "Brydning" på bildet) til bladet Videnskap dk.

Hev- og senkbord? Bruk det!


Bruk mulighetene du har til å variere arbeidsstilling i løpet av arbeidsdagen. Gå til kopimaskinen, bruk gjerne trappa, stikk innom kollegaen i stedet for å ringe eller maile og ikke minst - har du hev- og senkbord så bruk det!

Det er en utfordring å få arbeidstakere til å utnytte den variasjonsmuligheten for eksempel et hev- og senkbord gir sier Allen Toomingas, forsker ved Karolinska Institutet. Hva som er best med tanke på når på dagen og hvor ofte sier ikke forskeren noe om. Han anbefaler at de med stillesittende arbeid reiser seg et par ganger i timen og det aller beste er om arbeidsoppgavene gjør at du av og til reiser deg og går uten å tenke over det.

Det finnes utallige duppedingser som kan installeres på pc, telefon osv som kan minne om at det er tid for variasjon. Forskeren mener det er egen drivkraft som er det beste.

Variasjon er viktig - vi kan alle bidra til økt fokus, ved å være et godt eksempel og variere arbeidsstilling nå vi har mulighet - lykke til!

Arbeid i kulda

Det er individuelt hva vi opplever som kaldt eller hva vi opplever som for kaldt - og opplevelsen av kulde er avhengig av både vind, temperatur og fuktighet.

Ved kulde kan man bli stiv i musklene, få nedsatt fingerferdighet, presisjon og tempo. Enkelte blir også mer mottakelig for infeksjoner.

 

Det kan være lurt å vurdere:
- grense for forsvarlighet (skal arbeidet stanse ved minus 20 ◦C ?)
- behov for varmebekledning
- mulighet for andre arbeidsoppgaver
- nedsatt krav og
- varmt pauserom.

 

Er det ikke tilstrekkelig med vanlig varmt tøy må arbeidsgiver stille nødvendig ekstra bekledning til disposisjon, som en del av det personlige verneutstyret.

 

Det er ikke lovfestet hvor varmt eller kaldt det kan være. Verneombudet kan vurdere om det er akutt risiko og/eller fare for liv og helse på grunn av temperaturen og avbryte arbeidet. Ellers anbefaler jeg å snakke sammen og finne gode løsninger.

 

Du kan lese mer på Arbeidstilsynets nettside



Kvalitetshvile på jobben


Powernapping, altså kvalitetshvile, er en metode du kan bruke for å få hvile, bli opplagt og få skjerpet sansene.

Er du trøtt, slapp og føler at du fungerer for "halv maskin" på slutten av arbeidsdagen? Ja da er powernapping et tiltak det er verdt å vurdere.
 

Sergel Norge i Sandefjord har hatt ordningen over tid og har gode resultater. Les om dem i
Sandefjords blad .

Pepp Norge selger powernapp og mental trening på cd, minnepinne eller mp3. Alt utviklet av Erik Møller, du kan se en presentasjon av Pepp Norge her
.

Se etter forbedringer


Bruk vernerunden til å spørre hva den største forbedringen har vært siden sist. Tipset er hentet fra
Johnny Johnsson, bedriftslegen bak Langtidsfrisk

Jeg er helt enig. Fokus på forbedringer kan bidra til økt engasjement og vilje til å jobbe systematisk med HMS.

Engasjement og vilje vil høyst sannsynlig gi nye forbedringer - ingen lei spiral - verdt å prøve!

Vellykket omorganisering

 

 


God kommunikasjon, medarbeiderstøtte og medvirkning fra de ansatte.

Disse tre faktorene er avgjørende om medarbeiderne vil trives i en omorganiseringsprosess viser det internasjonale forskningsprosjektet PSYRES (Psychological health and wellbeing in restructuring: Key effects and mechanisms).

Omorganisering er en del av dagens arbeidsliv og er nødvending blant annet for bedriften sin konkurranseevne. Det er viktig at ledelsen ser nytten av å forebygge problemer som lett kan oppstå i en omorganiseringsprosess og å planlegge hvordan man best kan ivareta god kommunikasjon, medarbeiderstøtte og medvirkning under omorganiseringen.

Dette er to viktige spørsmål å få besvart og som ledelsen bør kunne svare på med få klare setninger:

Hvorfor skal vi omorganisere?

Hvilke retning skal vi?

 

Tips til god kommunikasjon:

Vær åpen og ærlig. Unngå skjult dagsorden. ikke presenter vedtatte tiltak som forslag som kan diskuteres. Ikke gjør fremtiden lysere enn den er. Vær konsekvent med å kommunisere på alle nivå i bedriften og gjenta informasjonen om det er nødvendig.

Tips til medvirkning:

Involver medarbeiderne slik at de får mulighet til å påvirke sin fremtidige rolle og oppgaver som de skal ha i bedriften. La mellomlederne få påvirke beslutninger på øverste nivå i bedriften. Bruk gjerne en enkel kartleggingsmetode på det psykososiale miljøet, slik kan de ansatte gi tilbakemelding på om det er spesielle faktorer du bør ha mer fokus på.

Tips til støtte:

Gode resultater, delmål, milepæler må gjerne feires. Ledelse, verneombud og tillitsvalgte bør ha tette møter med arbeidsmiljø som tema, med mulighet for å utveklse gjensidig informasjon. Sosiale arrangement. Ikke glem å ta vare på mellomlederen i prosessen.

kommunikasjon + støtte + involvering = vellykket omorganisering

Lykke til med omorganiseringen! 



                                                                                               Kilde: Videncenter for arbeidsmiljø

Sjekk jobbreferanser


Feil person i jobben kan bli leit og dyrt. Bruk tid på referanseintervju.

Be om referansepersoner om det ikke er oppgitt i søknaden. Si i fra til søkeren at du kommer til å benytte deg av dem. Hvis jobbsøker ikke har lyst til at nåværende arbeidsgiver skal vite om jobbsøkingen så respekter dette. I tillegg til referanser fra tidligere arbeidsplasser er det kanskje andre personer vedkommende kan oppgi som referanse, for eksempel fra styreverv, organisasjoner osv. Du må selv vurdere hvor relevant en slik referanse er for stillingen. 

Ved å benytte referanser kan du få en pekepinn på jobbsøkerens samarbeidsevner, vilje til å ta ansvar og initiativ, hvordan motta konstruktiv kritikk, lojalitet og kunde-/klientbehandling for å nevne noe. 

Spør hvilke relasjon vedkommende har eller hadde til jobbsøkeren. Bruk gjerne åpne spørsmål som "hvordan vil du beskrive Ola Normann i lederollen", "kan du gi eksempler", "hva tror du er grunnen til?" osv. Gi vedkommende en oppsummering av hvilke inntrykk du sitter igjen med etter samtalen slik at vedkommende kan korrigere om det er oppstått misforståelser.

Tiden du har brukt på å ansette rett person til jobben kan være gull verdt for bedriften og arbeidsmiljøet i tida fremover.

Lykke til!

Velg riktig hanske

Hansker brukes av mange yrkesgrupper. Har du rett hanske for det du ønsker å beskytte deg i mot? Det finnes utallige varianter og et tips er å lære seg hvilket piktogram man skal ha på sin hanske, slik at den dekker risikoen du er utsatt for. Beskyttelseshansker er delt inn i tre kategorier:

I Mindre krav til beskyttelse
II Beskyttelse kreves, for eksempel i mot mekanisk risiko
III Beskyttelse i mot alvorlige skader eller dødelig fare, for eksempel skade av kjemikalier.

Hansker som er godkjent i Norge skal ha en EN420-merking og de forskjellige bruksområdene har sin egen EN-merking. Hver hanske skal ha et piktogram, som kan bidra til å gjøre det enklere å finne hvilke hanske du skal ha.

Se her for å lese mer om hansker og for se piktogrammene for de aktuelle standardene.

 

Anerkjennelse gir arbeidsglede


Forskerne Thorsrud og Emery kom fram til at et av de grunnleggende psykologiske jobbkravene er å bli sett og hørt. Opplevelsen av å bli sett og hørt gir arbeidsglede. Vi har behov for å vite at jobben vi gjør er viktig for arbeidsplassen og at vi er en del av en større sammenheng. Hvordan oppfylle dette psykologiske kravet? Ved å verdsette hverandre. Blant annet ved å hilse om morgenen, vise respekt for ønsker og behov, gripe de mulighetene man får til å gi ros og tilbakemelding. Dette er å vise anerkjennelse og bidrar til økt arbeidsglede.
 

Personlig møte

I dagens arbeidsmarked er det mange som arbeider utenfor bedriften rent fysisk, og video- og telefonmøter er ofte treffpunktet med kolleger og ledelse.

En opplevelse av fellesskap anses viktig for bedriften, det anses derfor lønnsomt for bedriften og legge opp til møter der de ansatte treffes ansikt til ansikt, enten i uhøytidlige møter eller mer formelle. Det styrker høyst sannsynelig følelsen av tilhørighet, "vi-følelse" og lojalitet til bedriften og vil derigjennom bidra til en styrket bedriftskultur.

Lag rom for de menneskelige møtene, det kan være svært verdifullt!

Kombijobber


Kombiner jobbene med mest slitasje med arbeid som ikke gir belastning på samme måte, - da holder arbeidstakeren lenger og de får en jobb de kan leve av. I allefall er det resultatet i et prosjekt København kommune har gjennomført. Prosjektet ble kalt "Et arbeid du kan leve av".

Eksempel på et yrke som har stor slitasje er renholderne og fordi slitasjen er stor, har de ofte redusert stillingsstørrelse. Det er verdt et forsøk å gi de full stilling ved å fylle opp resterende timer med mindre belastende arbeid. Det kan synes lønnsomt for bedriften og for arbeidstakeren.
 

Du kan gjerne lese mer om prosjektet i København kommune her

Fysisk aktivitet på jobben

Fysisk aktivitet fremmer helse og kan derigjennom  bidra til økt trivsel på jobben!
Bedre helse bidrar også til at vi blir fysisk og psykisk sterkere, noe som kan bidra til at arbeidet går lettere og at vi blir mindre syke. Vi blir anbefalt å være i aktivitet 30 minutter pr. dag (aktivitet som tilsvarer rask gange) for å oppnå helsegevinst. 

Arbeidsmiljøloven pålegger arbeidsgiver å vurdere* tiltak for å fremme fysisk aktivitet. Forslag til tiltak kan være å bruke trappa mere, forlenge matpausen med ti minutter som brukes til fysisk aktivitet, ha "gå-møter", mosjonskampanje, sykkelkampanje, turkort, dansekurs, pausegymnastikk som program på pc-en osv. Det enkleste er ofte det beste og målet bør ta sikte på å få med seg de som vanligvis ikke er så aktive. HUSK PREMIE! 

Ta kontakt om dere ønsker ekstern bistand.
 
*det er ikke krav om å iverksette tiltak

ÅRSHJUL


Lag årshjul i januar!

Altså en oversikt over året, der aktiviteter (vernerunde, seminardag, medarbeidersamtale, budsjett, kurs, HMS-rapport, brannvernrunde osv) og tidsfrister føres inn. Sett gjerne på hvilke personer det berører.

Årshjulet kan gjøre arbeidsåret mer forutsigbart. Ved månedsskifte går man igjennom og ser om noe må overføres, hvis ikke, så er du i rute:)

eks.
Januar:
1. Lage årshjul som er tilgjengelig for alle
Hvem: leder (ansvarlig) og verneombud. 
2. Brannøvelse. Planlegge, innkalle og gjennomføre
Hvem: leder (innkalling og gjennomføring), brannvernleder (planlegging) 
 

Signeringsskjema

Det kan være lurt å lage et signeringsskjema for "Jeg har lest/satt meg inn i/fått opplæring i" som du kan feste ved referat, rundskriv og annet som du trenger dokumentasjon på at de ansatte har fått informasjon eller opplæring i. 

Et eksempel: Dere har hatt praktisk opplæring i en ny arbeidsoperasjon og prosedyren er i tillegg gått igjennom punkt for punkt. På skjemaet kan det stå - jeg har fått praktisk opplæring i den nye arbeidsoperasjonen og jeg har lest og forstått arbeidsprosedyren.

Sign.
Ola Normann
Kari Normann

Vernerunde


Vernerunde på våren!

Det kan være lurt å gå vernerunde på våren. Da har du tid til å gå igjennom resultatet, prioritere og ta det med når du skal planlegge budsjett.

God kollega


Vær en god kollega og la det være en del av jobben!

Din overskrift